כל מה שצריך לדעת על הניהול הכספי

אחרי ההרשמה בוחרים "יצירת בניין חדש" ועוברים על ארבעה שלבים קצרים: כתובת הבניין (רחוב, מספר, כניסה ועיר), יחידות הדיור — בין 1 ל־99 יחידות עם סכום בסיס חודשי, אפשרות לתוספת לפי שטח וסוגי יחידות עם מכפילים, וטבלת יחידות שאפשר לערוך ידנית — הפרטים שלכם כולל מספר הדירה שלכם, וסיום. מי שמקים את הבניין נכנס אוטומטית כמנהל המערכת, ואפשר בהמשך להעלות דיירים נוספים למנהלים ישירות מרשימת הדיירים.

במסך "הגדרות" יש סעיף "הרשמה עצמית" שמייצר קישור ייחודי לבניין. משלחים אותו בוואטסאפ, במייל או בכל ערוץ אחר. מי שנפתח את הקישור נרשם, בוחר את הדירה שלו ושולח בקשת הצטרפות; המנהל מאשר אותה במסך "יחידות", ורק אז הדייר מחובר למערכת ומתחיל לקבל התראות על חיובים. הקוד הוא אחד לכל הבניין, ואפשר לייצר קוד חדש — הקישור הקודם מפסיק לעבוד.

במסך "מעקב גבייה" לוחצים על "הוסף חיוב". בוחרים יחידה אחת או את כל היחידות המאוכלסות בבת אחת, מגדירים סכום כולל או סכום ליחידה, ובוחרים את שיטת החלוקה: סכום זהה לכל היחידות, חלוקה לפי שטח, לפי סוג דירה, לפי שטח ומכפיל משותף, או חלוקה ידנית עם סכום לכל דירה. מגדירים חודש ושנת עסקה ותאריך לתשלום, ומאשרים. אם דייר עבר באמצע התקופה, הסכום מחושב בחלוקה מתאימה.

במסך "חיובים קבועים" שומרים תבנית חיוב — סכום, שיטת חלוקה וחודש עסקה — והמערכת מייצרת אותה אוטומטית בכל חודש עבור היחידות המאוכלסות. למשל חיוב "ועדה" או "מעלה" שרצים בלי להקליד כל חודש מחדש. בסף המסך יש היסטוריית הרצות שמציגה מתי נוצרו החיובים, כמה נוצר ומה הסטטוס של כל ריצה.

לא צריך לעדכן ידנית: ברגע שמזינים תשלום, המערכת מחשבת מחדש את סטטוס החיוב — "שולם" כשסכום התשלומים שווה לסכום החיוב או עולה עליו, "באיחור" כששולם חלקית ותאריך היעד כבר עבר, ובכל מקרה אחר החיוב חוזר ל"הופק". אפשר גם לפתוח חיוב קיים ולשנות את הסטטוס או לבטל אותו. חיוב שכבר נקלטו עליו תשלומים לא ניתן להעביר לארכיון, אבל כן ניתן לשנות את הסטטוס.

במסך "מעקב גבייה" בוחרים את היחידה ולוחצים "הוסף תשלום". שם המשלם מתמלא אוטומטית מהדייר הנוכחי, מבחרים חיוב אחד או כמה חיובים יחד — כל חיוב נרשם כתשלום מלא נפרד — או סכום ידני, בוחרים אמצעי (מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי, צ׳ק, אחר), מציינים תאריך ומצרפים קובץ אסמכתא. התא של היחידה מתעדכן מיד ל"שולם" או "שולם חלקית", ואחוז הגבייה מתעדכן בזמן אמת.

מסך "מעקב גבייה" מציג מטריצה של יחידות מול חודשים עם כל הסטטוסים: שולם, שולם חלקית, לא שולם ויחידות ללא חיוב. בראש המסך מופיעים כרטיסי סיכום — סה״כ דירות, כמה שילמו החודש, כמה לא שילמו, כמה שילמו חלקית, אחוז גבייה ויתרת חוב. אפשר לסנן לפי שנה, כניסה וסטטוס, ולחפש לפי דירה או שם דייר. לחיצה על תא פותחת פירוט מלא של החיובים והתשלומים, כולל הפרדה בין חוב של דייר קודם לחוב של הדייר הנוכחי, ויש ייצוא לאקסל של דוח מלא, של חיובים ושל תשלומים.

במסך "מסמכים" מעלים קובץ (PDF, תמונה או קובץ Office) ובוחרים סוג מסמך: תקנון, פרוטוקול ישיבה, דוח כספי, חוזה, קבלה, חשבונית או אחר. אפשר לצמוד חודש ושנת עסקה ולבחור נראות: לוועד בלבד או גלוי לדיירים. בנוסף, כל תשלום שנרשם עם קובץ נכנס אוטומטית למסמכים כ"קבלה", וכל הוצאה עם חשבונית מופיעה כ"חשבונית" — בלי להעלות אותו קובץ פעמיים. קבצים פעילים ומאוחסנים ניתנים להורדה או להעברה לארכיון.

לכל תשלום נשמרים תאריך, שיטה, שם המשלם והאסמכתא, והוא מופיע בפירוט היחידה ובייצוא התשלומים. חיוב חדש, ביטול חיוב, תשלום שנקלט או תשלום שהועבר לארכיון נשלחים כהתראה לניהול ולוועד. אם נקלט תשלום בטעות, אפשר לערוך אותו או להעביר לארכיון — הסטטוס של החיוב מתחזר מיד והחיוב חוזר להיות פתוח.

מכל מסך במערכת יש אפשרות לשלוח "פנייה לשירות" מהסרגל העליון. הפנייה מצורפת אוטומטית לשם הבניין ולפרטי המשתמש, מסווגת כמכירות ותמחור, תמיכה טכנית או שירות לקוחות, ונכנסת לתור טיפול של הצוות עם העדכון על כל פנייה עד לסגירתה. יש גם טופס יצירת קשר ישיר בעמוד הזה.

הדייר נכנס למסך "החיובים שלי" ורואה את החיובים של הדירה שלו חודש לחודש: סכום לתשלום, מה ששולם, מה נותר, הסטטוס של כל חיוב ואמצעי התשלום. התצוגה מסונכרנת למסך של הוועד, כך ששני הצדדים רואים את אותו מידע בזמן אמת.

לא עדיין. כיום אין במערכת תשלום מקוון: הדייר רואה במסך "החיובים שלי" את החיובים שלו, והוועד רושם את התשלום שהתקבל (מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי או צ׳ק) עם קובץ אסמכתא, והסטטוס מתעדכן אוטומטית. תשלום ישיר בתוך האפליקציה עם כרטיס אשראי ודף תשלום נפרד לכל חיוב מתוכננים להגיע בגרסה עתידית של המערכת. עד אז אין צורך למסור למערכת פרטי תשלום.

אין ביטול עצמאי במערכת. שולחים פנייה לשירות מהסרגל העליון או פונים אלינו ישירות, והבקשה מטופלת בסוף החודש הנוכחי — השירות לא ממשיך לחודש הבא והחשבון נסגר. אפשר גם לבקש מחיקת החשבון וכל המידע המשויך לו. רשומות התשלומים נשמרות לצורך חוקי במשך 7 שנים ממועד סיום הפעילות, ובתקופת הבטא מומלץ להוריד גיבוי של הנתונים לפני סגירת החשבון.

במסך "הוצאות" מוסיפים הוצאה עם סכום, תאריך, ספק, קטגוריה וקובץ חשבונית. ההוצאות מוצגות ברשימה שאפשר לסנן לפי חודש וקטגוריה, ומתקזזות מול הגבייה בדוחות. כל הוצאה עם חשבונית נכנסת אוטומטית גם למסך "מסמכים".

במסך "מעקב גבייה" יש ייצוא לאקסל של דוח מלא, של חיובים ושל תשלומים. אפשר לייצא גם את רשימת הדיירים וההוצאות. הקבצים נשמרים במחשב וניתנים לפתיחה באקסל.

במסך "יחידות" או ברשימת הדיירים בוחרים דייר קיים ומעניקים לו הרשאת מנהל. מנהל יכול ליצור חיובים, לרשום תשלומים, להעלות מסמכים ולנהל את הבניין. את ההרשאה אפשר לשלול בכל עת.

הוועד והמנהלים מקבלים התראות על חיוב חדש, ביטול חיוב, תשלום שנקלט או הועבר לארכיון ופנייה חדשה. הדייר מקבל התראה על חיוב חדש ועדכון על שינוי סטטוס התשלום שלו. ההתראות מוצגות בתוך המערכת.

בשלב הבטא השירות ניתן לשימוש חינם וללא תשלום. בעתיד עשויות להתווסף תכונות בתשלום, ואם כך יהיה — נודיע מראש ובכתב ונבקש הסכמה מפורשת לפני כל חיוב.